⚠️ 紧急提醒：贸促会公证新规落地，企业信息报告必须补充说明文件
近期，贸促会老师正式通知：公证要求已更新。所有计划办理贸促会认证、商事认证或涉外公证的企业，务必注意——企业信息报告必须附带一份正式的说明文件，否则流程将直接卡住，影响海外业务拓展进度。
这一新规适用于自由销售证书、公司章程认证、商标专利公证、商业文件公证等多种涉外文书场景。无论是出口报关、海外注册还是国际投标，缺少这份说明文件都将导致材料退回，白跑一趟。
📌 新规核心要点（对照模板操作）
根据最新要求，办理贸促会公证认证时，需按以下步骤操作：
- 第一步：打印说明文件模板，按要求完整填写企业信息、文件用途、声明内容等，不得漏项；
- 第二步：加盖企业公章，确保印章清晰、完整、无遮挡；
- 第三步：灵活提交——可先发送扫描件启动办理流程，后续补寄原件，但说明文件不可缺失。
建议近期有贸促会认证、海牙认证或领事认证需求的企业，立即检查材料清单，确认是否已包含这份说明文件。若委托代理机构办理，也需主动确认对方是否已掌握新规要求。
📎 适用场景与文件类型
本次新规主要影响以下涉外文书公证认证：
- 自由销售证书公证认证
- 企业信息报告公证
- 公司章程、董事会决议等商业文件公证
- 商标专利、委托书、声明书等涉外公证
- 进出口报关所需文件公证
对于涉及海牙公约国的文件，仍需同步确认是否需要海牙认证（Apostille）或领事合法化。建议提前咨询专业公证机构，避免因材料不全导致延误。
💡 专业建议
为保障企业出海效率，建议：
- 提前准备说明文件电子版与纸质版，确保公章清晰；
- 优先选择支持加急公证、远程公证或电子公证的服务商；
- 如需翻译，选择公证文件人工翻译服务，确保译文与原件一致；
- 关注贸促会官网或授权机构的最新通知，避免信息滞后。
看到这条提醒的朋友，欢迎转发给有海外业务拓展、进出口报关或涉外公证需求的同事与合作伙伴，一起避坑，顺利通关。
